Świat nowoczesnego biznesu Poznaj go!

Jak możemy ulepszyć działanie firmy? Czasami pomagają w tym najprostsze rozwiązania

Normą w firmach polskich oraz tych z zagranicy jest papierowy obieg faktur. Czy taki sposób jest najlepszy czy może istnieją inne, efektywniejsze i ekonomiczne sposoby?
Najczęściej faktury trafiają do kancelarii lub są zostawiane w sekretariacie, tam są później opisane, natomiast następnie kierowane są do działu księgowości, gdzie następuje ich księgowanie oraz płatność. Nawet jeśli faktura będzie dostarczona na początek do działu księgowości, to i tak musi być opisana i zatwierdzona przez dział merytoryczny. Papierowy obieg faktur sprawia, iż faktury giną, albo są zbyt długo trzymane, przez to krążą kilka razy po firmie. Dział księgowy dość często nawet nie ma pojęcia o takich fakturach, a na koniec odpowiada za opóźnienia w spłacie oraz karne odsetki.

Kalkulator, dokumenty i okulary
Napisał: reynermedia
Na podstawie: http://www.flickr.com
To również ma wpływ na trudności z właściwym obliczeniem podatku dochodowego lub podatku od towarów i usług. Żeby więc zażegnać takie problemy coraz większa liczba firm decyduje się na wdrażanie rozwiązań odnośnie skanowania oraz elektronicznego obiegu faktur zakupowych. Dokumenty te, jakie są przysyłane do firmy są sortowane oraz skanowanie. Konkretne oprogramowanie jest odpowiedzialne za czytanie informacji z zeskanowanego dokumentu - poznaj ceny usług Efematic. Do tego celu wykorzystywana jest technika OCR, jak również ICR. Obie odpowiadają za rozpoznanie znaków. System pokazuje skan faktury, a także dane, które są wcześniej zweryfikowane przez odpowiednie algorytmy sprawdzające . Umożliwia to także ręczne korygowanie takich danych. Skuteczność szybkiego czytania tych informacji ze skanu faktury za pierwszym razem może przekroczyć nawet dziewięćdziesiąt procent.




Skan tej faktury może bezpośrednio trafiać do systemu finansowo-księgowego lub też elektronicznego obiegu. Tego rodzaju system wprowadza wciąż więcej firm, gdyż gwarantuje on sprawność obsługi jak i lepsze wyniki każdego z działów. To bardzo ważne, bo lepsza efektywność każdego działu, to jednocześnie lepsze działanie całego przedsiębiorstwa. Przekłada się to na każdy szczegół, nawet ten mały, jakie jednakże ma wielki wpływ na pracujące w firmie osoby. Kto by nie chciał być w firmie, w której czuje się dobrze, jest usatysfakcjonowany z wykonywanych zadań? Tak właśnie mają się firmy, gdzie funkcjonują innowacje, jak elektroniczny obieg faktur.

Opublikowany przez Administrator w dniu 2016-01-20 12:13:01
Tagi: obsługa, dokument, Księgowość